2017/10/04

事務所職員のモチベーションを上げる3つの取り組み

事務所職員のモチベーションを上げる3つの取り組み

皆さんは普段の生活の中で、「なんだかやる気がでない」、「どうしてもモチベーションがあがらない」といったことを感じることはありますか?

頭がボーっとして集中することが出来なかったり、身体がなんとなく重く感じたりするでしょう。プライベート時ならまだしも、それがビジネス時だとしたらどうでしょう?仕事に集中できなくなり、結果的に質の悪いものになったり、中には先延ばしにしてしまったりすることがあるかもしれません。

もし皆さんが経営者であるとしたら、職員のモチベーションが下がってしまうことで仕事の質が落ちてしまう、やるべきことが進まず、会社全体やチームの進捗にも遅れが出てしまうということは、事務所にとって致命的な痛手になります。お客様や取引先の方とお話しする場面だとしたら、相手に不快な印象を与えてしまう、相手の信頼を得られないどころか、評判を落としてしまうといったことがあるかもしれません。

では、「モチベーションを上げる」ということは、嵐が過ぎ去るのを待つように、上がってくるのを待つしかないのでしょうか?

そんなことはありません。考え方や手法で、自分ひとりだけでなく職員全体のモチベーションを上げることはできるのです。ここではモチベーションを上げるための方法をご紹介します。それでは見ていきましょう。

1. そもそも「モチベーション」とは?

まず初めに、皆さんを困らせている、この「モチベーション」というものの正体を知っていきましょう。

ご存知の方もいらっしゃると思いますが、モチベーションとは、「人が行動を起こすときの動機づけや目的意識」という意味です。ビジネス面では「仕事に対する意欲」という意味で使われています。つまり「モチベーションが上がらない=仕事の意欲がわかない」という意味になります。

ここで注意していきたいことがあります。決して、モチベーションが下がっている方に「気合が足りないからだ!」、「この仕事に向いていないんじゃないか!?」と怒ってはいけません。そうすることで、職場の雰囲気が悪くなり、さらにその場の居心地が悪くなってしまいます。誰であろうと、毎日やる気に満ち溢れた生活を送ることは、難しいことなのです。

2.モチベーションを上げる取り組みをするうえで基本となること

それではいきなりですが、モチベーションを上げる取り組みについて、覚えておきたい根本的な考え方をご紹介します。

これは対策を練る上で大事な基盤になります。それぞれ見ていきましょう。

2-1. まずは一人一人を尊重する環境づくりから

「会社のために」、「仕事だから」という言う人がいますが、社員は歯車や駒ではありません。それぞれ好きなもの・嫌いなものがある人間です。モチベーションを上げる取り組みをするうえで、まずは一人一人の考え方・性格を理解することが重要なのです。

つまり、得意なこと・苦手なこと、本人の目標や、進みたい方向性を把握することです。そのために、従業員に対してのアンケートや相談室を設けている企業も増えてきているようです。また仕事だからといって、個人的な時間を侵害してはいけません。ビジネス面だけでなく、それぞれの私生活とのバランスも尊重させることも重要です。プライベートを充実させることも、仕事のモチベーションをあげることに繋がります。

例としてあげるなら「育児休暇」や「NO残業DAY」がそれにあたりますね。オン・オフをうまく切り替えることのできる環境づくりも、モチベーションを上げることに繋がります。

2-2. 成長の機会を与える

優れたリーダーのいる企業やチームでは、一人一人に合った目標を設定し、それぞれが成長を実感することができる環境をつくっているところもあります。目標に向かって動いている時というのは、モチベーションが上がるものです。

そして、それぞれのスキルを発揮することができる機会が与えられ、それで成長を感じることができれば、仕事にやりがいを感じ、自信もつきます。また、主体的に行動することを推奨している企業では、全従業員の中でアイデアがある人がいれば提案することが出来る制度も取り入れているところもあります。

2-3. 刺激になるものを与える

モチベーションを維持し全力を尽くすには、努力が認められ、報われなければなりません。

しかし、「働いたから給料を」というだけでは刺激がありません。非金銭的な形での報酬を取り入れる企業も増えているようです。表彰するといった形が多いようですが、形はどうであれ従業員全員に「仕事を見られている」ということを意識させ、それに対しての報酬という形を取ることで「自主的に考える」という力を育てる環境を整えているということです。

3. モチベーションを下げる原因と対策

それでは逆に、モチベーションが下がってしまう原因は何なのでしょうか?

モチベーションを下げてしまう原因を知らなければ、適切な解決策を練ることはできません。よくある例としていくつか挙げていきます。そして対策として実際に企業が取り組んでいる例も挙げていきます。それでは見ていきましょう。

3-1. 心身の疲労

身体や精神の疲れは、モチベーション低下に繋がります。徹夜したというのにも関わらずパワフルに仕事をしている人や、とてもイライラしているのにも関わらず仕事が丁寧な人というのを見たことをありますか?だからと言って、栄養ドリンクを大量に飲んだり、仕事終わりや休日にヘトヘトになるまで遊んだり酔いつぶれるまでお酒を飲んでストレス解消をすればいいのかというと、そうではありません。

身体や精神の疲れは、「睡眠」が一番効果的です。身体の疲れにはもちろん、精神的な疲れにも効果があり、人間は睡眠時、脳は記憶の整理作業をしています。それはストレス解消だけでなく、ストレスに耐性がつくことにも繋がるのです。つまり睡眠不足であるということは、心身の疲労がとれないということになります。

本をよく読まれる方や、本屋さんによく行かれる方の中でお気づきになった方もいると思われますが、最近では、本屋のビジネス書のコーナーには仕事術の本だけでなく、「休養」についての本がとても増えてきています。そして中を覗いてみると、どの本でも「睡眠」について推奨されています。

「寝る間も惜しんで~」という言葉がありますが、「睡眠も仕事のうち」と考えてもおかしくはないと思いませんか?最近の企業は、昼休みの時間を長くとり、従業員に仮眠をとらせるところも増えているようです。昼の時間に20分ほど寝ることは科学的にも良いという意見もあり、夜に睡眠をとることと同等の効果が得られることも証明されています。

仕事中に睡眠をとることは不可能ですよね?ましてや、疲れているから休むということを聞いていてしまっては、その後の仕事に支障をきたします。なので、オーバーワークになりすぎないよう、仕事の振り分けや計画を見直すことも重要です。

3-2. 業務の内容や目標が不明確

事務所内が忙しい期間に入り、誰もが自分の仕事に追われる中、「ちょっと今日から、毎朝郵便局にこの封筒を出してきて。」と言われた場合、皆さんはどう思いますか?

理由を尋ねるのも気が引ける雰囲気だとしたら、2~3日なら指示された通りにするかもしれません。しかしそれ以降続けているうちに、「一体この封筒の中身は何なのだろう?」、「いつまで続くのだろう?」といった疑問が続くかもしれません。当然皆さんも仕事に追われる状態です。きっと最終的に、頼まれたことに関心が持てなくなるかと思います。

かなり極端なことを書きましたが、自分がやっていることの意味や目的を知らずに続けるということは難しいということです。健康な身体を手に入れるためにジムでトレーニングをするのであり、美しいプロポーションを手に入れるためにダイエットをするのです。
意味もなく重いものを持ち上げたり、好きな食べ物を我慢して運動を続けたりすることはできません。

つまりゴールを設けることで目的を明確化し、その過程をそれぞれに振り分け、共有することで個人個人のモチベーションが上がり、チームの士気が向上するのです。

3-3. 報酬が見合わない

仕事をどれだけ頑張っても、それが何かしらの形で自分に返ってこなければ、モチベーションは上がりません。「見返りを求める」と言ってしまっては言葉が悪いかもしれませんが、労働に対する対価は必要です。

だからといって、給料やボーナスはすぐに影響してくるものではありません。

しかし、だからと言って何の報酬もないかと言うと、そうでもありません。仕事を頑張った方には信頼が深まり、周りから感謝されることがあるかと思います。「報酬=給料」という見方から、「報酬=信頼・感謝」という考え方に変えてみるのも良いのではないでしょうか?

職場環境づくりを徹底することで有名なスターバックスコーヒーでは「顧客満足度よりも従業員満足度」を重視し、従業員同士がお互いの仕事ぶりを評価しほめたたえる「グリーンエプロンブックカード」を5枚集めると会社から表彰される制度を設け、従業員のモチベーションを向上される取り組みを行っています。

3-4. 仕事のレベルが見合っていない

「失敗を繰り返した」ということは怖いものです。失敗を繰り返したということで「自信がなくなった」ともなればモチベーションは下がります。さらに「全員に迷惑をかけてしまった」と考えてしまうと、その場にいることさえ苦痛になってしまいます。

1度くらいの失敗というのは誰にでもあります。その後の頑張りで自信を取り戻すことができます。

しかし、「繰り返してしまう」となれば話は別です。仕事を行う人のレベルでは、その仕事をするには早すぎるという可能性が高いです。皆さんが頼まれてしまう立場であれば、自分のレベルを知り、周りの人に手助けを頼むことが重要です。逆に皆さんが仕事を頼む立場であれば、その人のレベルに合わせた仕事を振ることが重要です。難しい仕事を頼む場合であったら、その人の先輩を一人つける等の、まわりの人がフォローするという環境を整えるということも大事なのではないでしょうか?

また、十分に仕事を行えるだけのレベルがありつつも、評価されず、簡単なことしか任せてもらえないことモチベーションの低下に繋がります。それには従業員それぞれのレベルを把握しておくことが重要です。

4. その他、例として実際に企業が行っている取り組み

最後に、企業が実際に行っている制度をいくつかご紹介しましょう。


4-1. 朝活

朝活とは、出勤前の時間前の、普段であれば寝ている時間に何かしら活動することで、推奨している企業も多いです。仕事や勉強だけでなく、趣味であったり、健康のために運動をしたり様々です。朝は人間にとって、集中力が高くなる時間と言われています。東京や大阪などの大都市では、朝に行われているセミナーがあり、内容は英会話であったり仕事術であったりと多様です。そこに参加することで、スキルアップを図ったり、他の人たちとの交流の場とし、出会いを広げることにも繋がります。

その他にも、出勤前にジムに通い、ひと汗かいてから会社に向かう方も多いです。また、職場にヨガの講師を招き、業務前にヨガを行い、ストレス解消やリラックスすることで、午前中の仕事の質をあげるところもあるようです。

4-2. 休暇

海外の企業には「サバティカル休暇」という、最低でも1か月以上の連続した休暇をとれる制度を取り入れているところがあり、国内でも取り入れている企業が増えてきています。有名なところでは、ヤフー株式会社 ( https://about.yahoo.co.jp )、株式会社リクルートテクノロジーズ( https://recruit-tech.co.jp )があります。

フランスでは勤続年数6年以上の従業員には6~11か月の長期休暇が取れる権利が与えられるということが法律で定められています。この長期の休暇をとることで、海外に留学し、スキルアップを目指したり、今一度自分の働き方を見直す機会を設たりと、その後の成長や期間中の経験を会社に還元するということを目的としています。

また、ケガや病気の療養や、介護のために、このような長期休暇を利用することができ、離職を防ぐということにもつながります。-

4-3. ポジティブな雰囲気

従業員のモチベーションを向上させるのが上手い企業に、Google( https://www.google.co.jp )があります。「社員が幸せならば、企業はうまくいく」というのが企業コンセプトになります。

しかしながら、調べていただくとお分かりになられるのですが、「別の階に移動するための梯子や滑り台」、「マッサージや医師などの社内設備」といった全然現実的ではないものもありますが…。

ですが、「エイプリルフールには大掛かりな冗談をしかける」というような、ちょっとした楽しみを推進し、従業員のストレスを抑えているのです。

また、安易に「No」と言わない、ポジティブな対応を全体が心掛けているようです。その他にも、失敗談を語り合い共有することで関係性を深めたり、従業員に格差を作らないことで全員のモチベーションを維持したりと、制度だけでなく、1人1人が職場の環境作りを意識していることがわかります。

5. まとめ

「事務職員モチベーションを上げる取り組み」をご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか?

一昔前までないなら「気合」という精神論で片づけられたであろうことが、今では職場全体で取り組む時代になってきています。それは、「仕事をするだけの場」という認識であった職場が、だんだんと「人と人が過ごす場」という認識になってきたのでしょう。

その根本には「会社のため」から、「個人の尊重」へと社会全体の考え方が変わってきたことがあると思います。

「個人の尊重」は相手を認めることから始まります。

そして、相手を認めるには、心に余裕をもつことが重要です。

この辺で、一息いれませんか?

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