2015/12/25

士業のメール術|顧客に好かれる魔法

士業のメール術|顧客に好かれる魔法

士業のメール術を知っているでしょうか?
メールをしっかりと操れる士業は強いです。
逆にいえば、メールが操れない士業は弱いです。
 
メール1つでお客さんに好かれる士業もいれば、
メール1つでお客さんに嫌われる士業もいます。
 
メールを制する。
そして士業で成功しましょう!
 

メールの怖さ


メールって本当に便利ですが、
怖い伝達手段だという大前提を認識しないといけません。
メールは本当に便利ですよね!
 
ただ、文字です。
ただ、文字です・・・
ただ、文字です!!
ただ、文字です(笑)
ただ、文字です(^^)
 
文字であってもいろんな表情がみえます。
 
メールは温度を持たないツールです。
メールは、最低限の連絡ツールです。
 
これがまずはメールの圧倒的な基本になります。
 

状況によってメール手段を使い分ける


感謝や謝罪などの気持ちを全面に出さないといけないことは、
対面が基本です。
 
メールは本当に最低限、メールに依存しないコミュニケーションを前提にすべきです。
特に、疲れている時のメールは本当に気をつけないといけません。
僕も開業当初に、メールのコミュニケーション、メールの基本を理解しないで、
お客様に大変ご迷惑をかけてしまったことがございます。
メールは、”冷徹な”感じになりがちです。
 
自分の気持ちとは、全く違う感情や思いが相手に伝わってしまうことも本当にあります。
いい意味で伝わる分には、よいのですが、
大抵の場合には、悪い印象を与えてしまいます。
本当に気をつけないといけません。
 

ビジネスメールを使いこなす


僕はビジネスメールですが、
記号などを最低限使用することでメールを少しだけ工夫しております。
(かなり注意が必要ですが、顔文字などもケースによりますがよいのかもしれません。)
 
ただ、文字です。
ただ、文字です・・・
ただ、文字です!!
ただ、文字です(笑)
ただ、文字です(^^)
 
全然違う印象を与えませんか?
 
相手への配慮の思いがあっても、文字だけみた相手がどのように受け止めるのか?
を一回送る前に必ず確かめるべきです。
 
メールを確認しないで送ることは本当にやめたほうがいいです。
 
 
 

士業のメール


ここまでメールの基本理解について、話をしてきました。
士業のメールが難しいもう1つの理由があります。
 
それは、士業が専門家であるため、
法律的に難しい言葉が出てくるということです。
 
ただ単純に、言いたいことをお客様にメールで伝えることも難しいのですが、
伝えたいことが、専門的な内容になると当たり前ですがもっと難しくなります。
 
これが士業のメールを一層、難しく、複雑にしている原因です。
 
この問題を解決するためには、
まずは自分が知識として圧倒的に理解することが必要になります。自分が結局は理解をし、わかりやすい言葉、表現に置き換える力が必要になります。
 
そのための第一歩が、知識を圧倒的に消化し、理解をするということです。
 

士業のメールレベルを上げる


メールの原則は、コミュニケーションです。
そのため、メールの技術を勉強することは直接的にメールレベルを上げることになります。
加えて、是非、勉強していただきたいことがあります。
 
それは、ホスピタリティです。
 
ホスピタリティとは、お客さんのことを考えて、最善のアクションをとるようなことです。
 
メールもあくまでも、意志の伝達手段です。
 
そもそもメールスキルがなくとも、お客さんへのホスピタリティがあれば、
そのような意図を感じることができれば、
お客さんと問題になることはそうは起きません。
 
メール&その他のコミュニケーションをうまく組み合わせることも大切です!
 

メールのまとめ


士業の方は特に、難しいことなどを平気でメールで書きます。
そうしますと、一層難しく感じてしまいます。
さらに、冷たい感じに映ります。
本当はどの士業もお客様思いなのに・・・
もったいないです!
特にお問い合わせのメールへの返信メールは、
気をつけないといけない箇所でございます。
ポイントは、
「相手の理解に応じて、適切な答えを、わかりやすく、感情を熱い形容詞と記号表す!」
ということです。
質問の意図を察することなく、的はずれな回答をする方もたくさんおります。
これもコミュニケーション力不足ですので。(ちょっと脱線しました。これは4つ目のテーマです!)
メールの使用方法には本当に気をつけましょう!!
 

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